Norma ISO 15489  Un Marco Sistemático de Buenas Prácticas de Gestión Documental en las Organizaciones

Principios de la gestión de documentos son los siguientes:

  • Requisitos básicos para la creación y el mantenimiento efectivo de los documentos de una organización apoyando los Objetivos y la Política de la organización.
  • Metodología para diseñar e implementar un sistema de gestión de documentos.
  • Establecer actividades de evaluación, evaluación y aprendizaje que conduzcan a la mejora continua del sistema.
  • Creada en el año 2001 Subcomité Técnico TC46 / SC.
  • No es una Norma a efectos de certificación.
  • Tres tipos de documentos:

Evidencia: Son los documentos con valor probatorio. El cual se divide en :

  • Documentos: información registrada en un medio de soporte.
  • Archivos: documentos con valor histórico.
  • La Norma ISO 9001: 2000, establece como requisitos para el control de los documentos, lo que se refiere al desarrollo de una norma específica sobre la gestión de documentos.
  • La Norma ISO 15489: afirma que proporciona la gestión de los documentos como el apoyo del sistema de gestión integrada que cumple con la Norma ISO 9001 / ISO 14001.

 

ISO 15489-1: Información y Documentación – Generalidades

 

  • Conceptos básicos.Principios y requisitos.
  • Política y Responsabilidades.
  • Requisitos de la gestión de documentos.
  • Diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.
  • Procesos y controles de la gestión de documentos.
  • Supervisión y auditoría.
  • Formación.

Política

 

4.1 Política: establecer, implementar, mantener una política de gestión de documentos, con el fin de asegurar que se cubren las necesidades de información, evidencia y rendición de cuentas, el objetivo de la política es la creación de documentos para respaldar las actividades de La La organización tiene que ver con los requisitos legales y normativos.

  • Analizar las actividades de la organización, el marco de la política global de la organización (Calidad, Ambiente, Seguridad, otras). Debe estar apoyada por la Alta Dirección y difusión a todos los niveles de la organización.

 

Responsabilidades

 

  • La política de la gestión de los documentos implica la redacción de los documentos «quién hace qué», teniendo en cuenta:
  • Los profesionales de la gestión de documentos que asumen la responsabilidad de definir, hacer un seguimiento y mejorar los procesos y procedimientos, además de diseñar, implementar y mantener el sistema de gestión de documento.
  • Los diferentes responsables dentro de la estructura organizativa, que han sido desplegados y comunicados en la política así como llevar a cabo un cabo de operaciones en las que se utiliza
  • Dirección: Compromiso con la gestión de documentos, asignar los recursos.
  • Jefes: Asegurar que el personal cumple con los procedimientos, coordinar con el responsable de la gestión de los documentos cambio y actualización.
  • Todo el personal: utilizar los documentos como parte de sus tareas diarias.

 

Perfil de los Profesionales de la Gestión de Documentos

 

Perfil interdisciplinario con las siguientes competencias: 

  • Identificar los requisitos (necesidades y expectativas) de la organización. Identificar los procesos de negocio y su interacción. Pensamiento sistémico.
  • Diseñar, implementar y administrar el sistema de Dominar las técnicas de archivistas, redacción y elaboración de documentos.
  • Coordinar sus actividades con otros profesionales de la organización.
  • Capacitar sobre la política y buenas prácticas de documentación.
  • Auditorías de cumplimiento.
  • Diseño y seguimiento de indicadores de gestión. Planes de acción.

 

Procesos de la Gestión de Documentos

 

  • Incorporación: los procedimientos de la GD, deben contemplar la forma en que un documento entra a formar parte del sistema.
  • Registro: formalizar la incorporación del documento, dejar constancia.
  • Clasificación: identificar la categoría, definir el lugar que ocupa cada documento en el cuadro de clasificación.
  • Almacenamiento: mantener y preservar los documentos el tiempo necesario. Controlar las condiciones de almacenamiento y operación. Proteger los documentos contra el acceso y la destrucción no autorizada.
  • Acceso: definir las operaciones relacionadas con la creación, consulta, modificación y eliminación de los documentos.
  • Trazabilidad: control de uso y disposición de los documentos, ubicación de los documentos, seguimiento desde que está incorporado al sistema hasta su disposición final.
  • Disposición: agotado el plazo de conservación se aplica a la disposición prevista: eliminación, conservación permanente, transferencia a otro archivo.

Los beneficios de la aplicación de la Norma ISO 15489 son de amplio alcance. Los archivos y los documentos de la empresa y la gestión de la información los procesos de los archivos son más eficaces, dando lugar a un ahorro de eficiencia, reducción de costos y aumento de los beneficios.

Se aplica la Gestión de los Documentos, todos los formatos o soportes, los recibos de cualquier organización, los archivos, las políticas, los procedimientos, los sistemas y los procesos de los documentos. Regulación de la documentación como soporte de un sistema de calidad que cumpla con la Norma ISO 9001 y 14001. Regulación el diseño de la implementación de un sistema. Es la parte de la Norma ISO 15489, que se destina a los líderes de las organizaciones, los profesionales de la Gestión de la documentación del archivo.

 

La Norma ISO 15489 regula el Control  de documentos de las organizaciones que los han producido,  ya sean públicas o privadas, para clientes internos y externos.Con Luxflow te será muy fácil llevar la organización de los documentos por eso queremos que seas parte de esta nueva metodología.

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